Wone IT автоматизировала работу службы заселения в Сочи Парк Отеле с помощью решения Wroomee

.

Сочи Парк Отель часто принимает большие группы туристов, что создает сложности и очереди на стойке регистрации при приеме и заселении. Как следствие — появляется недовольство гостей, усталость и выгорание персонала, возрастает риск возникновения конфликтных ситуаций и репутационных потерь.

Заказчик искал способ ускорения процедуры регистрации больших групп людей, приезжающих в отель для заселения одновременно.

Компания Wone IT предложила интегрировать платформу Wroomee .

Почему Wroomee?

Собственная разработка Wone IT — наиболее полная и отказоустойчивая система самостоятельного заселения, решающая задачи по автоматизации регистрации гостей при оформлении в гостиницы и отели.

В платформе Wroomee реализован модуль распознавания документов, что позволяет убрать ручной ввод и сократить время на заполнение документов. Также решение поддерживает различные типы программно-аппаратных средств контроля и управления доступом (СКУД) и платежных сервисов.

Цели проекта

1. Ускорить заселение в пиковые часы на стойке регистрации.

2. Сократить производственные расходы на оформление гостей отеля.

3. Увеличить пропускную способность стойки регистрации.

4. Обеспечить бизнесу защиту от нехватки персонала.

5. Повысить лояльность гостей к отелю, благодаря предоставлению современных технологичных сервисов, отвечающих концепции «города будущего».

Длительность проекта

Разработка и интеграция решения продлилась один год: с октября 2023 по октябрь 2024.

Реализация проекта

Wroomee состоит из 3 компонентов:

• веб-приложение гостя, которое можно установить на телефон или зайти в личный кабинет с компьютера;
  
• терминал самообслуживания, устанавливаемый непосредственно в отеле, как отдельная стойка регистрации;
  
• веб-приложение сотрудника отеля, интегрированное в ИТ-инфраструктуру.
  

Программное обеспечение, оборудование и вспомогательные системы решения:

• платформа Wroomee, стек: Node JS, React JS, Mongo DB;
  
• модуль распознавания Wone ID, стек: Python;
  
• собственные алгоритмы для взаимодействия с компонентами терминала: сканером, камерой, энкодером, диспенсером выдачи ключ-карт;
  
• терминалы самообслуживания, изготовленные компанией «Тачплат»;
  
• сервис СМС-уведомлений;
  
• дополнительная инфраструктура, арендованная на платформе Yandex Cloud.
  

Наиболее сложной задачей оказалось создание полного и корректного процесса самостоятельного заселения, так как в соответствии с законодательством оно не может быть полностью автоматическим. В связи с этим специалисты Wone IT разделили нагрузку между гостем и сотрудником, при этом для персонала доступен поток одинаковых событий, позволяющий ускорить процесс.

Еще одним вызовом стала система распознавания. В процессе внедрения было выявлено отсутствие унификации от региона к региону даже в паспортах в связи с разными шрифтами, плохо пропечатанными страницами и следами износа самих документов. Также довольно трудно поддавался распознаванию рукописный текст. Система требовала доработки со стороны разработчиков Wone IT. В результате с этой задаче удалось успешно справиться.

Процедура регистрации в Сочи Парк Отеле

Гость получает от отеля письмо-подтверждение бронирования со ссылкой на веб-приложение, авторизуется в сервисе и по прибытии в отель продолжает регистрацию в терминале самообслуживания.

В процессе регистрации система собирает все данные о госте, необходимые отелю для постановки на регистрационный (миграционный) учёт. Если заказ еще не оплачен, будет предложено сделать это тут же, в терминале самообслуживания. После регистрации всех гостей, указанных в бронировании, система выдаст нужное количество ключ-карт для доступа в номера. В систему управления PMS отеля (Property Management System) при этом отправляется заполненная карточка бронирования со статусами оплаты и заселения.

С помощью панели веб-приложения сотрудника отель получает детали о госте: сканы документов, фотографию для проверки. Также персонал может настроить автоматическое назначение номеров в зависимости от текущего состояния номерного фонда и загрузки отеля.

Результаты проекта

В рамках внедрения были реализованы две важные задачи:

• проведена интеграция с двумя основными управляющими отельными системами: OPERA и Logus;
  
• реализовано автоматическое распознавание двух типов документов: паспорт и свидетельство о рождении.
  

В итоге в Сочи Парк Отеле эксперты Wone IT внедрили систему самостоятельного заселения Wroomee и выстроили процесс регистрации туристов, который позволил значительно ускорить эту процедуру. Гостям представили современный технологичный сервис обслуживания.

«Мы очень рады, что нашли Wone IT и обратились именно в эту компанию за помощью. При активном участии специалистов интегратора в нашем отеле реализована уникальная система самообслуживания при регистрации. Оптимизированы процессы ввода данных документов и оплаты, — это значительно снизило количество ошибок и сократило очереди на ресепшен. И что самое главное, сервис пришелся по вкусу нашим гостям. Рекомендуем Wroomee, как отличное современное решение для туристической отрасли» — поделился ИТ-директор Сочи Парк Отеля Фатеев Андрей Михайлович.Перспективы.

Wone IT продолжает развивать Wroomeе, совершенствовать аппаратную часть и процессы распознавания документов в автоматическом режиме.

«Сервис оказался очень востребованным. В целом ряде отелей запланированы и уже ведутся пилотные проекты по внедрению услуги самостоятельного заселения. Современные технологии в сфере гостеприимства положительно влияют на имидж страны и туризма в целом» —отметил Павел Чужмаров, заместитель генерального директора по стратегическому развитию Wone IT.

Кейс участвует в конкурсе Global CIO «Проект года» . Приглашаем Вас проголосовать и поделиться своим мнением.

Узнать подробнее и заказать демонстрацию решения можно на сайте wone-it.ru .